Lawplan

В настоящее время в нашей стране наблюдается значительный рост культуры работы с документами. Ушли в прошлое времена, когда этой стороне деятельности организаций не уделялось должного внимания. Повсеместно происходит внедрение систем электронного документооборота, расширяется область применения электронных документов, на должности работников служб документационного обеспечения управления все чаще принимаются квалифицированные специалисты, получившие соответствующее образование. В сложившейся ситуации все более остро ощущается нехватка нормативных документов в сфере делопроизводства и документооборота. Обновление ГОСТ Р 6.30-2003 хотя бы частично решит данную проблему. А накопленный за почти уже 10 лет опыт применения стандарта специалистами позволит создать документ, полностью соответствующий сегодняшним потребностям в данной области. В целом хотелось бы отметить, что задача обновления стандарта, связанного с оформлением документов, очень актуальна и своевременна и, думается, вызовет широкий отклик у специалистов, работающих в данной области.

Единые для всех организаций правила рациональной организации делопроизводства, в т.ч. создания информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов, составления номенклатур дел, хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к передаче на государственное хранение содержит «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ). Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. В этой системе установлены единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Изложенные требования относятся ко всем документам независимо от того, созданы они традиционным способом или при помощи компьютерной техники.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ, унифицированных систем документации (УСД) и Общесоюзных классификаторов технико-экономической информации (ОКТЭИ). Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспекта.

В настоящее время ГСДОУ, безусловно, требует определенной корректировки с целью привязки к современным условиям деятельности учреждений, организаций и предприятий. Вместе с тем основные положения ГСДОУ не потеряли своей актуальности в настоящее время и должны использоваться специалистами служб документационного обеспечения управления в их повседневной практике. Следует подчеркнуть, что в ГСДОУ содержатся: Примерное положение о службе документационного обеспечения управления и Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ.

Все названные акты характеризуются высоким качеством проработки, учетом современных тенденций делопроизводства. В частности, касаются некоторых вопросов использования электронных технологий в делопроизводстве при документировании, передаче документированной информации.

Вместе с тем, как видно даже из названий, их положения формально распространяются только на федеральные органы исполнительной власти. Конечно, ими пользуются с некоторыми оговорками иные органы исполнительной власти, органы власти субъектов Российской Федерации. Однако огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы собственных документов имеет первостепенное значение, не попадает в сферу действия названных делопроизводственных нормативов. Работникам делопроизводственных служб бывает чрезвычайно трудно или даже невозможно убедить своих руководителей в необходимости пользования требованиями, обязательными для федеральных органов исполнительной власти.