Lawplan

Таким образом, при работе с трудовыми книжками необходимо хорошо знать два нормативных документа. Без знания указанных документов невозможна работа с трудовыми книжками.

Работникам службы ДОУ достаточно часто приходится вести переписку, как с организациями, так и частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утверждённые постановлением правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того в них даны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения, от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении.

К нормативно-методической базе относятся так же государственные стандарты. Они разрабатываются на продукты, работы и услуги, имеющие межотраслевое значение. Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации – иерархически организованную систему квалификации и кодирования государственных стандартов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Оформление документов – одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации. Руководители многих негосударственных организаций (коммерческих структур) убеждены, что требования к оформлению документов “действовали только в советские времена” или “распространяются только на госструктуры, а мы – частная компания и применять их не обязаны”.

Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р 6.30.-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России. Данный документ носит рекомендательный характер, но все уважающие себя организации стараются следовать требованиям этого документа. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. Основными аргументами в пользу рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 являются их обоснованность и целесообразность, поскольку соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и, в конечном итоге, принятию качественного управленческого решения.

Но так же, следует отметить, что сегодня, в период интенсивно развивающихся технологий в области делопроизводства, как никогда назрела необходимость актуализации нормативных актов. Например, сегодня, когда многие используют не только электронные документы, а так называемые документы в электронном виде, получаемые путем сканирования бумажных экземпляров, можно подумать над увеличением размеров нижнего поля. Иногда желание исполнителя уменьшить размер полей с целью вместить как можно больше текста приводит к тому, что при автоматическом сканировании часть теста не попадает в образ. Кроме того, создаются дополнительные проблемы с размещением регистрационного номера или штрихкода.