Законодательное регулирование документирования деятельности коммерческих организаций
Трудовой кодекс Российской Федерации является главным документом, регулирующим весь сложный спектр трудовых отношений между работодателем и работником. Это своего рода трудовая Конституция России, поэтому без ее знания не может нормально работать не только руководитель любого уровня, бухгалтер, но и простой рабочий. Основными вопросами, на которые дает ответ Трудовой кодекс, являются: правильное заключение и оформление трудового договора, особенности назначения испытательного срока для работника, правильное внесение изменений в трудовой договор.
Главы 10 и 11 Трудового кодекса содержат основные требования к содержанию трудового договора, а также нормы и требования, предъявляемые к его заключению с работником. Кроме того, в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т.д. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остаётся трудовая книжка. Ей посвящена статья 66. Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника". Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.
Административная ответственность за правонарушения, связанные с нарушением трудового законодательства, предусмотрена в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях. Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие, которой прямо предписано ТК РФ относится к случаям нарушения законодательства о труде. Административная ответственность за нарушение трудового законодательства установлена статьями 5.7, 5.27 - 5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность предусмотрена статьями 5.27 и 13.20 КоАП РФ за нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек.
После кодексов по степени важности следуют федеральные законы. Из них наиболее важными были те законы, которые проговаривают специфику содержания некоторых документов, в частности, степень открытости и закрытости информации, содержащейся в различных документах. Это Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. Закон урегулировал отношения при создании и использовании информационных технологий. Кроме того он ввел важнейшую правовую норму в области документационного обеспечения – обязательность документирования. Наибольшего внимания заслуживает статья 11 Закона "Документирование информации", фактически вводящая единую систему делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Процитируем основное определение: документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.
Статья 11 "Документирование информации" содержит следующие важные положения: